Häufige Fragen und Antworten rund um die QR-Rechnung

Allgemein

Was ist eine QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung ist das Nachfolgeprodukt der herkömmlichen Einzahlungsscheine. Es handelt sich hierbei um eine Rechnung mit integriertem Zahlteil und Empfangsschein. Im Standardfall entspricht der obere Teil einer Rechnung. Im unteren Teil befindet sich der dazugehörige Zahlteil inklusive des Empfangsscheins.

Welche Ausprägungen der QR-Rechnungen gibt es?

Es gibt drei verschiedene Ausprägungen der QR-Rechnung. Zwei davon decken die heutigen Anforderungen der in der Praxis bekannten roten und orangen Einzahlungsscheine ab. Die dritte Option ist vor allem für den internationalen Zahlungsverkehr in EUR vorgesehen.

QR-IBAN und QR-Referenz

Hierbei handelt es sich um den Ersatz für den heutigen orangen Einzahlungsschein mit Referenznummer (ESR).

QR-IBAN und QR-Referenz

Besonderheiten und Merkmale

QR-IBAN

  • Die QR-IBAN unterscheidet sich von der IBAN lediglich durch eine andere Instituts Identifikation (QR-IID). Jedes Institut hat eine andere QR-IID.

Die QR-IBAN ist im E-Banking unter «Finanzen – Kontoauszug – Kontoinformationen» zu finden (ab 20.04.2020). Andernfalls kann Ihnen auch Ihr/Ihre Kundenberater/in die QR-IBAN bekanntgeben.

Wichtig: Die QR-IBAN wird für die Rechnungsstellung mit einer QR-Referenz zwingend benötigt.

QR-Referenz

  • Die QR-Referenz entspricht der heutigen ESR-Referenz (26 Nummern, gefolgt von einer Prüfziffer). Sie ist für die Abgleichung von Rechnungen mit Zahlungen beim Rechnungssteller verantwortlich. Die bestehenden ESR-Referenznummern können weiterhin verwendet werden. Damit ist der Übergang von ESR- zu QR-Rechnungen sichergestellt.

Zusätzliche Informationen

Im Gegensatz zum ESR-Verfahren können neu optional zusätzlich noch Informationen mitgegeben werden. Diese Informationen können helfen die Zahlung noch einfacher zuzuordnen.

IBAN ohne Referenz

Hierbei handelt es sich um den Ersatz für den heutigen roten Einzahlungsschein ohne Referenznummer.

IBAN ohne Referenz

Besonderheiten/Merkmale

  • IBAN ersetzt Postkonto-Nr.
  • Bei der QR-Rechnung mit IBAN verschwinden die heute bekannten Postkontonummern (90-xxx-x).

Zusätzliche Informationen

Zusätzliche Informationen beziehungsweise Zahlungszwecke können nachträglich handschriftlich nicht ergänzt werden. Falls ein Zahlungszweck erwünscht ist, muss dieser immer angedruckt werden. Name, Adresse und Betrag können nachträglich ergänzt werden.

IBAN und Creditor Reference

Hierbei handelt es sich um eine neue Rechnungsstellungsart.

Die Structured Creditor Reference (SCOR) hat die gleiche Funktion wie die ESR-Referenznummer. Sie dient der Zahlungszuordnung. Diese Referenz wird im internationalen Zahlungsverkehr eingesetzt. Die QR-Referenz hingegen ist auf CHF (Schweiz und Liechtenstein) beschränkt.

Für die Verwendung der Creditor Reference benötigt es keine QR-IBAN sondern eine normale IBAN.

IBAN und Creditor Reference

 

Was passiert mit den herkömmlichen Einzahlungsscheinen nach 30. September 2022?

Einzahlungsscheine können nach dem 30. September 2022 zum jetzigen Zeitpunkt nicht mehr bezahlt werden. Es empfiehlt sich daher eine frühzeitige Fakturierung mittels QR-Rechnungen vorzunehmen.

Wird man in Zukunft nur noch mit QR-Rechnungen fakturieren können?

Ja, nach dem 30. September 2022 wird nur noch mit der QR-Rechnung fakturiert und dem Zahlteil bezahlt. 

Wie kann der Zahlteil der QR-Rechnung verwendet werden?

Der Zahlteil kann auf verschiedene Arten verwendet werden.

  • In einer QR-Rechnung in Papierform integriert (inkl. Perforierung gemäss Gestaltungsvorgaben)
  • Als Beilage zu einer Rechnung in Papierform (inkl. Perforierung gemäss Gestaltungsvorgaben)
  • In einer QR-Rechnung integriert für E-Mail-Rechnungen, z.B. im PDF-Format (inkl. Scherrensymbol oder Hinweis auf Abtrennung)
In welchen Währungen können QR-Rechnungen erstellt werden?

Es können Schweizer Franken und Euro verwendet werden. Die Währungsabkürzung (CHF oder EUR) muss auf dem Zahlteil unterhalb des Swiss QR Code und links neben dem Betragsfeld sowie auf dem Empfangsschein aufgedruckt werden. 

Kann die QR-Rechnung für Auslandzahlungen verwendet werden?

Hier müssen zwei Fälle unterschieden werden:

  1. Zahlungen von der Schweiz ins Ausland: Das ist nur dann möglich, wenn der Rechnungsempfänger eine Bankverbindung in der Schweiz oder Liechtenstein anbietet.
  2. Zahlung vom Ausland in die Schweiz: Ob Banken im Ausland die QR-Rechnung unterstützen, kann der Finanzplatz Schweiz nicht beeinflussen. In den grenznahen Regionen wird es möglicherweise entsprechende Angebote für Schweizer Kunden geben.

Erstellen von QR-Rechnungen

Wie können QR-Rechnungen (Zahlteile) mit einer Standard-Software erstellt werden?

Wenn Sie heute Ihre Rechnungen mit einer standardisierten Software drucken, so wenden Sie sich an Ihren Softwarepartner.

Wie können mit einer eigenentwickelten Software QR-Rechnungen generiert werden?

Auf PaymentStandards.ch sind alle relevanten Informationen für die Softwareentwickler zu finden.

Wie können QR-Rechnungen (Zahlteile) ohne eine Software erstellt werden?

Im E-Banking der St.Galler Kantonalbank können Sie Zahlteile für QR-Rechnungen ohne Referenznummer selbständig und unkompliziert als PDF generieren und ausdrucken. Der Service steht allen E-Banking Usern kostenlos im E-Banking unter «Services – Bestellungen» zur Verfügung.

Zudem gibt es im Internet diverse kostenlose Tools, die auch Generierungen von kompletten QR-Rechnungen ermöglichen.

Kann die St.Galler Kantonalbank eine bestimmte ERP-Software empfehlen, mit der QR-Rechnungen erstellt werden können?

Die St.Galler Kantonalbank nimmt keine Evaluierung von Softwareprodukten vor und bevorzugt auch aus wettbewerbsrechtlichen Gründen keinen bestimmten Softwareanbieter. Auf PaymentStandards.ch befindet sich eine Liste von Softwarepartnern, welche die Readiness ihrer Produkte veröffentlicht haben.

Sind bei der QR-Rechnung irgendwelche Mass- und Gestaltungsmuster zu beachten?

Ja, es müssen die Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung eingehalten werden. Zusätzlich steht Ihnen das Dokument «Style Guide QR-Rechnung» als Hilfsmittel für Gestaltungsvorgaben und -empfehlungen zur Verfügung. Zur optischen Verifikation des Zahlteils und des Empfangsscheins dient das Rasterblatt.

Ist bei einer QR-Rechnung zwischen der Rechnung und dem Zahlteil sowie zwischen Zahlteil und Empfangsschein eine Perforation vorgeschrieben?

Eine Perforation des Zahlteils ist obligatorisch, wenn die QR-Rechnung ausgedruckt und versendet werden soll. Wird die QR-Rechnung mit Zahlteil und Empfangsschein bzw. der Zahlteil mit Empfangsschein separat als PDF-Dokument erstellt und elektronisch versendet, muss das Format A6 des Zahlteils und des links angebrachten Empfangsscheins durch Linien gekennzeichnet werden. Zusätzlich muss auf jeder dieser Linien ein Scherensymbol angebracht werden oder alternativ der Hinweis «Vor der Einzahlung abzutrennen» oberhalb der Linie (ausserhalb des Zahlteils).

Angaben Zahlteil

Wie und wo können Mitteilungen angebracht werden?

Unstrukturierte Informationen können zur Angabe eines Zahlungszwecks oder für ergänzende textuelle Informationen im dafür vorgesehenen Feld erfasst werden.

Neu kann auch dann eine Mitteilung erfasst werden, wenn eine Referenznummer verwendet wird.

Die dort verwendeten Angaben müssen auf dem Zahlteil rechts vom Swiss QR Code in Druckschrift angedruckt werden. Handschriftliche Ergänzungen durch den Rechnungsempfänger sind nicht zugelassen.

Müssen Betrag und die Adresse des Zahlungspflichtigen angedruckt werden?

Nein. Werden Angaben zum Betrag und Zahlungspflichtigen bei der Rechnungsstellung nicht aufgedruckt, sind farblose Felder mit Eckmarken sowohl im Zahlteil als auch im Empfangsschein zur handschriftlichen Ergänzung anzubringen. Information dazu finden sich in den «Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung».

Können handschriftliche Ergänzungen auf dem Zahlteil angebracht werden?

Name und Adresse des Zahlungspflichtigen können nachträglich handschriftlich ergänzt werden, wenn die Felder inhaltlich nicht vorgegeben sind. Sonst sind keine handschriftlichen Ergänzungen möglich, da es sonst zu Verarbeitungsproblemen bei der Verarbeitung kommt (hauptsächlich bei der manuellen Verarbeitung und am Postschalter).

Bei den heutigen roten Einzahlungsscheinen konnte man handschriftliche Ergänzungen anbringen. Beliebt waren Ergänzungen im Mitteilungstext wie beispielsweise «betrifft Bestellung xy». Diese Ergänzungen müssen entweder bei der Rechnungsgenerierung erfasst werden oder weggelassen werden. Die Zuordnung der Gutschrift ist auch ohne Mitteilung und nur mittels Namensabgleich möglich.

Testing

Wie können QR-Rechnungen validiert werden?

Für die Verifizierung des QR-Codes steht die Validierungsplattform der SIX zur Verfügung. Gedruckte QR-Rechnungen können zur Kontrolle auch unserem E-Banking Team eingereicht werden.

Besteht bei einem Selbstdruck der QR-Rechnung eine Pflicht zur Prüfung und Abnahme des Zahlteils durch ein Finanzinstitut?

Es besteht keine Pflicht. Den Softwareherstellern sowie den Rechnungsstellern stehen zwecks Selbstkontrolle folgende Hilfsmittel zur Verfügung:

Ein mangelhaft aufgedruckter Swiss QR Code kann in der Verarbeitung Störungen verursachen. Solche Zahlteile können zurückgewiesen werden.

QR-Referenz / QR-IBAN / QR-IID

Was ist eine QR-IBAN?

Die QR-IBAN ist die Variante der Kontonummer (IBAN). Diese Nummer muss bei Zahlungen mit strukturierter Referenz zur Angabe des Gutschriftskontos verwendet werden analog zur heutigen ESR-Kontonummer.

Wozu dient die QR-IBAN?

Wenn eine QR-Referenz verwendet wird, muss zwingend auch die QR-IBAN benutzt werden. Zahlteile mit QR-IBAN werden über eine spezielle Identifikation des Instituts (QR-IID) innerhalb der QR-IBAN erkannt. Eine QR-IID enthält exklusiv Werte im Bereich 30000 – 31999. Die Vergabe der QR-IIDs erfolgt durch SIX Interbank Clearing. Die zugeteilten QR-IID sind im Bankenstamm publiziert. Jedem am Verfahren teilnehmenden rechtlich selbständigen Finanzinstitut ist mindestens eine QR-IID zugeteilt.

Die QR-IID der SGKB lautet 30781.

Was ist der Sinn und Zweck der QR-IBAN?

Aufgrund der regulatorischen Anforderungen und des Entscheids des Finanzplatzes, in der Schweiz auf der QR-Rechnung das Konto des Zahlungsempfängers im IBAN-Format anzuwenden, musste eine Nachfolgelösung zur ESR-Teilnehmernummer konzipiert werden. Nach Prüfung mehrerer Varianten stellte sich heraus, dass die hohe End-to-End-Automatisierungsrate nur in Verbindung mit einer speziellen IBAN, der QR-IBAN, sichergestellt werden kann.

Wo ist die QR-IBAN zu finden?

Die QR-IBAN ist im E-Banking unter «Finanzen – Kontoauszug «Kontoinformationen» für definierte Kontentypen aufrufbar. Falls diese für Ihr Kontoprodukt nicht ersichtlich ist, wenden Sie sich an Ihren/Ihre Kundenberater/in.

Tipps für die Umstellung

Welche Voraussetzungen müssen für die Einführung der QR-Rechnungen erfüllt sein?
  • Umstellung aller Zahlungsverkehrs-Applikationen der Finanzinstitute und ihrer Kunden auf den neuen ISO-20022-Meldungsstandard gemäss Schweizer Empfehlungen, welche die QR-Rechnung beinhalten
  • Verfügbarkeit geeigneter Infrastruktur für Rechnungssteller und Zahler, wie beispielsweise Drucker, Scanner, die QR-Codes drucken bzw. lesen können
  • Bereitstellung der Kanäle für den Zahlungsverkehr
  • Umstellung bei elektronischen Reportings auf camt
Besteht bei der Nutzung von Debitorensystemen Handlungsbedarf?
  • Überprüfen Sie schon heute Ihre Debitoren-Stammdaten. Achten Sie darauf, dass die Adressen, falls möglich, strukturiert hinterlegt sind.
  • Klären Sie, ob Ihre im Einsatz stehende Fakturierungslösung die Erstellung von QR-Rechnung unterstützt und planen Sie den Umstellungszeitpunkt in der Übergangsphase.
  • Stellen Sie vor der Umstellung auf die QR-Rechnung sicher, dass Ihre Finanzlösung die Avisierung mit camt-Meldungen verarbeiten kann. Von der St.Galler Kantonalbank werden Sie eine camt.054 als Gutschriftsdatei erhalten.

Belegangebot der St.Galler Kantonalbank

Kann man Zahlteile der QR-Rechnung bei der St.Galler Kantonalbank beziehen?

Ja. Zahlteile mit IBAN (ehemals rote Einzahlungsscheine) können bei der St.Galler Kantonalbank bezogen werden. QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz werden von der St.Galler Kantonalbank nicht angeboten.

Was habe ich für eine Alternative, wenn ich heute vorbedruckte Einzahlungsscheine mit Referenznummer bei der St.Galler Kantonalbank beziehe?

Fakturieren Sie zukünftig mit QR-Rechnungen ohne Referenznummer. Seit dem 1. Januar 2021 hat die St.Galler Kantonalbank die Gutschriftspesen von CHF 0.50 für Eingänge, die nicht mit einer Referenznummer gutgeschrieben werden, abgeschafft.

Den Offenpostenabgleich können Sie mittels der mitgelieferten Daten bei der Gutschrift (Name, Adresse) erledigen.

Alternativ empfehlen wir Ihnen die Beschaffung einer Debitorensoftware. Falls dies nicht gewünscht ist und Sie trotzdem aus irgendwelchen Gründen QR-Rechnungen mit Referenznummern verschicken möchten, gibt es im Internet Tools, mit welchen QR-Rechnungen mit Referenznummern erstellt werden können.

Rechnungsempfänger

Wie kann man eine QR-Rechnung bezahlen?

Genauso wie die Rechnungen heute bezahlt werden. Unkompliziert und schnell im E-Banking. Es geht aber noch schneller, indem man den QR-Code mit dem Mobilephone einscannt. Alle relevanten Zahlungsdaten werden in die Zahlungsmaske übernommen.

Zahlungen über den Postweg oder am Schalter sind weiterhin möglich.

Benötigt man neue Lesegeräte für das Scannen von QR-Rechnungen?

Es kommt darauf an, was für Lesegeräte Sie heute verwenden. Wahrscheinlich benötigt es ein neues Lesegerät.

Wir können Ihnen das in der Schweiz der Firma CREALOGIX entwickelte PayEye empfehlen. Erfassen Sie Ihre Rechnungen noch schneller und einfacher. Sämtliche zahlungsrelevanten Informationen werden vom PayEye erfasst, kontrolliert und ins SGKB E-Banking oder in Ihre Finanzsoftware übertragen.

Als Kunde der St.Galler Kantonalbank profitieren Sie von einem Spezialpreis (CHF 240.00 statt CHF 272.00). Mehr Informationen finden Sie hier: www.sgkb.ch/de/e-banking/belegleser